Tujuan Menyeluruh Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Di era globalisasi dewasa ini, kebutuhan akan adanya sistem informasi manajemen yang baik adalah kebutuhan yang sangat krusial bagi para perusahaan. Penggunaan komputer di dalam otomatisasi kantor dan sistem yang terpadu adalah keharusan bagi perusahaan untuk eksis dalam dunia bisnis. Karena itu, para profesional pun dituntut untuk bisa mengembangkan keahlian di bidang komputer secara terus menerus. Salah satu dasar Sistem Informasi Akuntansi yang krusial adalah penggunaan program akuntansi dalam melakukan transaksi bisnis.

Dengan demikian, penggunaan program akuntansi adalah kebutuhan mendasar untuk menjalankan suatu bisnis, seperti halnya pemasaran dan operasi. Dengan program akuntansi, seluruh aspek bisnis yang dikelola dapat diukur dengan cara tepat waktu, tanpa harus menunggu selesainya laporan yang harus dibuat secara manual dan memakan waktu lama. Informasi akuntansi sangat berguna untuk aktifitas perusahaan atau manajemen dalam mengambil keputusan. Informasi ini sangat penting artinya untuk perencanaan, pengendalian, pengorganisasian dan pengambilan keputusan yang secara efektif untuk kelangsungan hidup perusahaan.

B. Apa itu SIA (Sistem Informasi Akuntansi) ?

Sistem informasi akuntansi (SIA) termasuk dalam kategori TPS (transactions processing systems). SIA memproses transaksi-transaksi yang melibatkan unsur moneter alias uang sedemikan rupa sehingga menjadi informasi berupa laporan keuangan yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan.

Bagaimana transaksi yang tidak melibatkan uang? misalnya pegawai yang resah karena lingkungan kerja yang kotor dan berbahaya, konsumen yang komplain atas pelayanan perusahaan, karyawan yang rajin, masyarakat sekitar perusahaan yang mengeluh karena limbah perusahaan yang mengotori air dan tanah mereka? Ini tidak masuk dalam fokus akuntansi. Jadi perlu disadari bahwa informasi keuangan yang dihasilkan dari SIA adalah sangat bias dan tidak lengkap.

SIA adalah suatu sub-sistem dalam sistem yang lebih besar yaitu sistem informasi bisnis (SIB). SIB meliputi tidak hanya akuntansi, tapi juga departemen fungsional lainnya seperti keuangan, pemasaran, produksi, sdm, riset dan pengembangan.

Menurut Wilkinson (1991) pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, dan funds). Umtuk menkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang di gunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

sedangkan pengertian SIA itu sendiri adalah suatu komponen oraganisasi yang mengumpulkan, mengklsifikasikan, mengolah, menganalisa dan menkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

C. Alasan Mempelajari SIA:

Karena Informasi sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan antara lain:

1. SIA digunakan untuk melakukan kontrol terhadap Aset yang dimiliki organisasi tersebut.
2. Menyiapkan data data keuangan dan non keuangan untuk menjadi informasi yang akurat guna pengambilan keputusan

SIA terdiri dari lima komponen:

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.

2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.

3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.

5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan SIA memenuhi tiga fungsi pentingnya, yaitu :

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas¬aktivitas tersebut dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi.

2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal.

E. Peran SIA dalam Rantai Nilai (Value Chain)

1. Inbound logistics (logistik lingkar dalam) terdiri dari penerimaan, penyimpanan dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.

2. Operasi (operations) adalah aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa atau produk yang sudah jadi. Contoh, aktivitas perakitan di dalam sebuah perusahaan otomotif mengubah bahan mentah menjadi mobil yang lengkap.

3. Outbound logistics (logistik lingkar luar) adalah aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan. Contoh, mengirimkan mobil yang sudah jadi melalui jasa pelayaran ke para dealer mobil.

4. Pemasaran dan penjualan mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi. Pemasangan iklan adalah sebuah contoh kegiatan pemasaran dan penjualan.

5. Pelayanan (service) memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan. Misalnya pelayanan perbaikan dan perawatan.

Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Aktivitas-aktivitas pendukung tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat kategori:

1. Infrastruktur perusahaan
Mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keuangan, hukum dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi.

2. Sumber Daya Manusia
Melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, dan pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai

3. Teknologi
Merupakan aktivitas yang meningkatkan produk/jasa
Contoh: Penelitian dan pengembangan investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan website, dan desain produk.

4. Pembelian (purchasing)

Termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin, bangunan dan digunakan untuk melaksanakanaktivitas-aktivitas utama. Ingat bahwa sistem sering terdiri dari subsistem, jadi tiap tahap dalam rantai nilai oraganisasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari satu kumpulan berbagai aktivitas.

Contoh, tahap pemasaran dan penjualan melibatkan aktivitas-aktivitas seperti :

1. Penelitian pasar

2. Menghubungi para pelanggan lewat telpon

3. Memproses pesanan, dll

Sebagai tambahan, rantai nilai oraganisasi itu sendiri adalah suatu bagian dari sistem yang lebih besar. Oragnisasi berinteraksi dengan para pemasok, distributor dan pelanggan.

Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan :

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :

- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.

- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

F. Kesimpulannya:

Sistem adalah suatu rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil.

Definisi SIA :
Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Data mengarah pada fakta-fakta yang kita kumpulkan, simpan, dan proses dengan sistem informasi.

Contoh mengenai aktivitas utama rantai nilai penjualan. Data yang perlu dikumpulkan adalah tentang kejadian penjualan itu sendiri (contoh: tanggal penjualan, jumlah total penjualan). Data yang juga perlu dikumpulkan adalah data tentang sumber daya yang dijual (contoh: identitas barang atau jasa, jumlah yang dijual, harga per unit).
Akhirnya, data yang perlu dikumpulkan adalah data tentang para pelaku yang terlibat di dalam penjualan (contoh: identitas pelanggan dan penjual produk).

Setelah data dikumpulkan, merupakan tugas SIA untuk mengubah berbagai fakta tersebut agar dapat digunakan untuk membuat suatu keputusan. Jadi, informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti.

Pengertian sistem informasi akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

* SIA melakasanakan tugas yang diperlukan

* Berpegang pada prosedur yang relatif standar

* Menangani data rinci

* Berfokus historis

* Menyediakan informasi pemecahan minimal

Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :

* Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

* Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

* Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem Sistem Informasi Akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 subsistem:

* Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.

* Sistem buku besar/pelaporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

* Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Berbagai transaksi non keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi biasa, diproses oleh Sistem Informasi Manajemen. Adapun perbedaan keduanya adalah :

* SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan

* SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi

Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:

* Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

* Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

* Meningkatkan efisiensi

* Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

* Meningkatkan sharing knowledge

* Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

2 komponen Sistem Informasi Akuntansi antara lain :

* Spesialis Informasi

* Akuntan

Contoh Sistem Informasi Akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan:

* Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

* Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

* Pentingnya komunikasi antar departemen yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.

* Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi dibedakan menjadi 2, yaitu :

* Informasi Akuntansi keuangan, berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.

* Informasi Akuntansi Manajemen, berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Teknologi Pendukung Utama Bisnis Masa Depan

Globalisasi dalam sektor bisnis membuka peluang pelaku bisnis untuk memperluas pangsa pasarnya dan jaringan perusahaanya, demikian pula pada konsep manajerial menjadikan pelanggan sebagai prioritas utama dalam memenangkan persaingan global membuat pola-pola manajerial baru yang berkembang pada sistem keterbukaan perusahaan dengan lingkungannya sehingga membutuhkan dukungan dalam sistem informasi dengan teknologinya yang mengarah pada sistem On-Line Real Time yang menciptakan komunikasi data secara cepat dan meluas. Optimalisasi Sistem Informasi berbasis Komputer dikembangkan dengan memberikan peluang sekaligus implikasi negatif berupa penyalahgunaan data bisnis. Pergeseran Metode dan Tehnik Pengendalian pada Sistem Informasi berbasis komputer merupakan hal yang mutlak pada penerapan sistem informasi dengan Open System tersebut. Pengembangan tehnik-tehnik pengendalian baru diperlukan sejalan dengan perubahan yang cepat dalam teknologi informasi.

Kata Kunci

Open Systems, Value Chain, Networking, On-Line, Resource-Event-Agent

PENDAHULUAN

Sebuah perkiraan yang dikemukakan oleh pakar telematika K.R.M.T. Roy Suryo Notodiprojo bahwa ke depan segalanya akan serba “e”, yakni e-commerce, e-scholl, e-business, e-government, e-public relation, e-dan (Penyalahgunaan dan kejahatan internet). Ini justru yang berkembang luar biasa. (Pikiran Rakyat, 23 Mei 2007- Rubrik Apa dan Siapa) mengarahkan pola pandang kecenderungan berbagai pola aktivitas di masa yang akan datang akan beralih pada basis teknologi. Konsep bisnis saat ini yang cenderung dengan orientasi pada pelanggan dengan berbagai pendekatan, termasuk penggunaan konsep Customer Relationship Management (CRM) dalam pengelolaan informasi pelanggan (Customer Information Management) yang dikemukakan oleh Kaj Storbacka “Ideally, the system should be constructed to allow ‘Automatic’ access to the required information as well as automatically store customer data”.(2001:128). Demikian pula Bernd H. Schmitt menyatakan “Three Marketing Trends at the turn of the new millenium (1) The Omnipresence of Information Technology,(2)The Supremacy of Brand (3)The Ubiquity of Communications and Entertainment”. (1999:3-10). Kenyataan lain dalam dunia perbankan yang mayoritas telah menerapkan aplikasi Automatic Teller Machine-ATM sebagai media pendekatan pada nasabahnya serta mulai meluasnya penerapan sistem validasi on-line dan Electronic Fund Transfer-EFT perbankan. Belakangan terjadi pula pergeseran dari Electronic-“e-“ menjadi Mobile-“m-“. Gambaran di atas menunjukkan perubahan kecenderungan pola perilaku hidup masyarakat sebagai konsumen dalam bisnis yang sangat dipengaruhi oleh penggunaan alat-alat berteknologi terutama teknologi komunikasi sebagai media pertukaran informasi dengan kapasitas pertukaran data yang semakin besar volumenya. Hal ini akan memicu pelaku manajemen dalam dunia bisnis untuk mengembangkan elemen dan Infrastruktur sistem informasi yang berlaku dalam pengembangan pola manajerialnya dengan cara yang lebih cepat, akurat, berelasi, jangkauan luas dan terpadu sebagai pendukung utama dalam pengambilan keputusan manajerialnya serta dalam pengembangan hubungan dengan pelanggannya. Ketidaksiapan Manajemen dalam pengembangan sistem informasi ini akan dapat memberikan akibat terjadinya keterlambatan proses pengolahan data untuk pengambilan keputusan dan proses evaluasi terhadap pelanggan serta keterlambatan respons pada pelanggan sehingga akan mengurangi value chain dalam bisnisnya.

Dalam kecenderungan bisnis yang bersifat Open System dengan memanfaatkan berbagai kemajuan di bidang teknologi komunikasi dan informasi, terdapat sebuah paradoks yang terjadi di Indonesia yaitu dikemukakan oleh Roy Suryo “Ketertinggalan penggunaan internet di Indonesia dibandingkan dengan negara lain yang menduduki urutan terakhir, namun terjadi hal mencolok yaitu kejahatan atau penyalahgunaan internet Indonesia menduduki urutan kedua di dunia setelah Ukraina” (Pikiran Rakyat, 23 Mei 2007- Rubrik Apa dan Siapa). Penyalahgunaan yang terjadi dalam dunia bisnis yang dikomputerisasi adalah sangat besar seperti dikemukakan Romney “Organisasi-organisasi yang melacak Penipuan komputer memperkirakan bahwa 80% usaha di Amerika Serikat telah menjadi korban paling tidak satu insiden penipuan komputer, dengan biaya mencapai USD 10 Milliar per tahun” (2004:338-Jilid1).

Gambaran tersebut menunjukkan kecenderungan dunia bisnis pada saat sekarang dan yang akan datang mengarah pada pemanfaatan teknologi informasi sebagai salah satu alat dalam mendekatkan dan membangun hubungan relasional pada pelanggannya sebagai penerapan pendekatan pada Manajemen Marketing Modern dan juga pemanfaatan teknologi komunikasi ini merupakan sebagai alat terjadinya berbagai transaksi seperti penjualan dan pembayarannya. Namun terdapat implikasi yang signifikan terhadap kemajuan atas penerapan teknologi komunikasi dalam dunia bisnis dengan resiko atas terjadinya penyalahgunaan karena sifat dari teknologi komunikasi yang terbuka (Open System).

Pemanfaatan Teknologi dalam Bisnis

Penggunaan teknologi yang meluas digunakan dalam dunia bisnis adalah pada teknologi komunikasi & Informasi yang didalamnya didukung dengan alat utama yaitu komputer, sejalan dengan perkembangan teknologi dalam bidang tersebut yang sangat cepat. Penggunaan awal sebagai media dalam pengolahan data administratif intern secara lokal dalam perusahaan dengan memanfaatkan konfigurasi jaringan (Networking) berupa Local Area Network (LAN) dengan komunikasi data intern berupa Intranet yang kemudian berkembang menjadi alat komunikasi data lintas wilayah dengan menggunakan konfigurasi jaringan luas berupa Wide Area Network (WAN), Value Added Network (VAN) dan semakin berkembang menjadi Megapolitan Network yang jaringannya meluas pada wilayah seluruh dunia sehingga komunikasi data berkembang pada Internet (Komunikasi Jaringan Penggunaan Bebas) dan ekstranet (Komunikasi Jaringan Penggunaan Terbatas). Terjadi pula pergeseran teknologi dalam konfigurasi jaringan ini dari penggunaan kabel biasa dan kabel serat optik hingga penggunaan nirkabel Wirelless Fidelity-Wifi). Perluasan kemampuan komputer dengan konfigurasi networking mengembangkan pola bisnis yang turut berkembang yang pada awalnya dengan memanfaatkan internet sebagai media marketing berupa promosi produk dan perluasan pengenalan profil perusahaan, berkembang menjadi media komunikasi berupa pembentukan komunitas sesama pemakai produk dan produsennya dengan mediator e-mail dalam internet sehingga perusahaan dapat dengan mudah mendekatkan diri dengan pelangganny, perkembangan berlanjut menjadi proses transaksi jual beli produk (e-trade) serta transaksi pertukaran financial dalam dunia perbankan (e-payment dan e-banking) dan kemudian dikembangkan lebih luas lagi menjadi berbagai pola komersialisasi bisnis (e-commerce dan e-business) perkembangan masih berlanjut dengan pergeseran elektronik secara dekstop menjadi portable atau mobile sehingga tercipta berbagai media transaksi on-line dengan penggunaan mobile-phone.

Bern H. Schmitt menegaskan “Why ios the rapid technological development important? Because through these product you will be able to send and receive information in any medium (text, voice, picture, and other media) to practically anybody (real or virtual). This will allow people and companies to connect and to share an experiential universe with another at any time”. (1999:6). Pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam bisnis cenderung cepat mengingat pada kemampuannya dalam komunikasi data dalam berbagai media sehingga memudahkan pemakainya. Dalam mengembangkan konsep Customer Relationship Management, Kaj Storbacka mengemukakan bahwa membina jaringan dengan pelanggan adalah merupakan salah satu ukuran penting dalam nilai hubungan (Relationship Value).”As business becomes more networked, reference value becomes an increasingly important measure of relationship value. This means that attention should be paid to the reference value of a customer as soon as relationship established”.(2001:36), ia juga mengemukakan mengenai penerapan relasional dengan pelanggan pada perusahaan internasional General Electrics, “GE’s call centre operation is divided in two departments. One department answers calls from customers. This entire activity is loccated in Louisville. Two hundred people answer four million calls a year there”.(2001:30) Adalah menunjukkan keberperanan komunikasi dan pertukaran informasi antara produsen dengan pelanggannya melalui penyediaan jaringan komunikasi yang meluas. Penerapan sistem dengan basis komputer yang terintegrasi secara on-line melalui sarana internet adalah salah satu penunjang dalam hal tersebut sebagai media yang disediakan dengan biaya relatif murah dibandingkan dengan menggunakan komunikasi on-line dengan telepon. Customer Oriented merupakan konsep marketing saat ini yang dianggap mampu menghadapi persaingan dalam dunia bisnis dengan memberikan berbagai fasilitas pada pelanggannya melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sebagai mediator memberikan solusi yang cukup efektif namun juga sekaligus memberikan implikasi yang cukup beresiko tinggi bagi pelaku bisnis mengingat Open System membutuhkan infrastruktur yang sangat baik bagi kepentingan internal perusahaan, terutama dalam hal pengendalian datanya.

Peranan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan Value Chain dalam Bisnis

Romney mengemukakan konsep rantai nilai – value Chain antara Sistem Informasi Akuntansi (SIA) perusahaan yang memberikan peranan langsung pada pelanggannya yaitu :

1. Inbound Logistics terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.

2. Operasi (Operations) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa dan produk yang sudah jadi, sebagai contoh, aktivitas perakitan di dalam sebuah perusahaan otomotif mengubah bahan mentah menjadi mobil yang lengkap.

3. Outbond Logistics adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan. Sebagai contoh, mengirimkan mobil yang sudah jadi melalui jasa pelayaran ke para dealer mobil, adalah aktivitas outbond logistics.

4. Pemasaran dan Penjualan, mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi. Pemasangan iklan adalah sebuah contoh kegiatan pemasaran dan penjualan.

5. Pelayanan (Service), memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan. Misalnya pelayanan perbaikan dan perawatan.

Kelima aktivitas tersebut didukung oleh lima aktivitas lain yaitu :

1. Infrastructur Perusahaan, mengarah pada kegiatan akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.

2. Sumber Daya Manusia, melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.

3. Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk dan jasa, contohnya penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan website, dan desain produk.

4. Pembelian (Purchasing), termasuk seluruh aktivitas yang mengakibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama.(2004:7-Jilid1).

Sistem Informasi Akuntansi dalam proses value chain bisnis adalah menunjukkan keberperanannya dalam hal penyediaan informasi yang akurat dan tepat waktu, sehingga kelima rantai nilai tersebut, secara terpadu akan memberikan peningkatan Value Added perusahaan bagi User termasuk bagi Pelanggan. Romney menyatakan bahwa SIA melakukan peranannya adalah dengan cara Perbaikan atas Kualitas dan Pengurangan biaya untuk menghasilkan produk atau jasa, Memperbaiki Efisiensi, Memperbaiki sistem pengambilan keputusan, dan Berbagi Pengetahuan. (2004:10)

Sumber : Modifikasi dari Bagan Marshall B. Romney-Paul John Steinbart hal 8 jilid 1

Proses menghasilkan sebuah produk yang berkualitas adalah prasyarat dalam menghadapi bisnis yang kompetitif, Edward J. Blocher mengemukakan “Supaya dapat tetap kompetitif dalam menghadapi persaingan global yang semakin ketat, perusahaan diseluruh dunia mengadopsi teknologi informasi dan pemanufakturan yang baru seperti Just in Time Inventory (JIT)…, Statistical Quality Control…”(2000:10,Jilid1), sehingga dukungan aliran informasi yang tepat dan akurat pada setiap proses produksi dalam upaya menghasilkan produk yang berkualitas adalah sangat mutlak, demikian pula tuntutan atas informasi mengenai pola Customer Expectation terhadap fungsionalitas dan kualitas produk sebagai informasi pendukung proses produksi yang menyebabkan produk menjadi lebih pendek usianya (Short Product Life Cycle), menuntut kecepatan arus informasi bagi perencana produk Kebutuhan informasi yang cepat dan akurat atas kebutuhan konsumen melalui Marketing Research bagi inovasi dan diversifikasi produk menjadi dominan meningat salah satu Critical Success Factor bagi perusahaan adalah Customer Oriented. Demikian pula dalam proses produksi itu sendiri aliran informasi yang akurat dibutuhkan sejak perencanaan produk hingga penyelesaian dan penyampaiannya pada pelanggan, The Deloitte & Touche Review pada November tahun 1996, menyatakan “Lebih dari 80% dari para eksekutif memandang teknologi informasi sebagai investasi stratejik. Perusahaan yang tanggap melaporkan bahwa mereka menggunakan teknologi informasi untuk menelusuri peristiwa-peristiwa keuangan dan operasional dalam perusahaan (74%), untuk meningkatkan kualitas jasa (41%) untuk meningkatkan laba (30%) dan untuk meningkatkan Produk (24%)” (Blocher, 2000:9, Jilid 1). Terjadi pergeseran pada proses pemanufakturan dari Volume tinggi, produksi jangka panjang, jumlah persediaan signifikan untuk persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi menjadi volume rendah, produksi jangka pendek, fokus pada penurunan tingkat persediaan dan aktifitas serta biaya lain yang bernilai rendah. Demikian pula teknologi pemanufakturan dari otomatisasi perakitan dan aplikasi teknologi tertutup menjadi sistem robotic, dengan menerapkan sistem yang fleksibel dan integrasi teknologi yang terhubung dengan networking, baik secara intern maupun ektern terutama dengan pihak supplier. Hasil Produksi menjadi lebih bervariasi dengan siklus hidup yang pendek (Short Product Life Cycle) serta ruang lingkup pemasaran menjadi global.

Peranan SIA yang terintegrasi disini adalah untuk proses internal dalam hal proses data-data biaya produksi, pendanaannya dan proses manajerialnya, secara ekternal adalah pada proses perencanaan produksi berupa informasi hasil Marketing Research terhadap ekspektasi pelanggan berlanjut pada perencanaan dan pengembangan produk, dan hubungan dengan supplier dalam rangka penyerapan aplikasi teknologi manufaktur dari supplier secara on-line pada produk yang akan diproses serta akhirnya pelayanan marketing atas hasil produknya termasuk fasilitas after sales servicenya.Fasilitas on-line bagi pelanggan sering diberikan sebagai indikator terhadap keberhasilan atas suatu produknya sekaligus media mendekatkan dengan pelanggan atas informasi kebutuhan pelanggan terhadap produk-produknya yang dapat diterima secara cepat oleh perusahaan. Penerapan teknologi Informasi dengan metode Just In Time terhadap persediaan merupakan alternatif dalam efisiensi biaya yang membutuhkan kecepatan dan ketepatan data dalam alur pengolahan informasi perusahaan sebagai pendukung dalam proses pengambilan keputusan.

Tiga posisi Strategi bisnis menurut Michael E. Porter berupa Variety Based, posisi strategis berdasarkan keanekaragaman yang melibatkan produksi atau penyediaan sebagian dari produk atau jasa dalam industri tertentu, Needs Based, posisi strategis berdasar kebutuhan melibatkan usaha untuk melayani hampir seluruh kebutuhan dari kelompok pelanggan tertentu, Access Based, posisi strategis berdasarkan akses melibatkan sebagian pelanggan yang berbeda dari pelanggan lainnya dalam hal faktor lokasi geografis dan ukuran.(Romney, 2004:15 jilid1). Kemampuan teknologi komunikasi dan informasi yang mampu merubah bentuk format data ke dalam berbagai media seperti teks, gambar dan suara mempunyai keunggulan dalam menerapkan ketiga strategi bisnis dasar tersebut melalui fasilitas networking berupa internet dan ekstranet. Dalam hal strategi low cost strategy digunakan internet dan ekstranet mendukung dengan baik hal ini terutama dalam hal biaya-biaya komunikasi data dan informasi yang dibutuhkan pelanggan atau biaya-biaya administratif intern dengan memangkas atau mempersingkat rantai dan alur komunikasi data yang panjang. Networking dengan internet dan ekstranet telah mengurangi halangan untuk masuknya produk berupa barrier to Entry dalam banyak industri, dengan cara menghilangkan atau mengurangi kebutuhan untuk berinvestasi dalam asset-asset tertentu, antara lain validasi dan ATM on-line dari sektor perbankan. Pengurangan atau pemangkasan rantai distribusi dalam Distribution Channel sehingga perusahaan dapat memasarkan atau menjual produknya pada konsumen akhir tanpa melalui pedagang perantara. Pada akhirnya penerapan networking ini akan mampu mengurangi biaya-biaya terutama biaya variabel suatu produk sehingga akan mengurangi harga pokoknya (Cost of Goods Sold) dan akan memberikan kemampuan bersaing pada harga (Bargaining Power) Sekaligus pula mengeluarkan produk dan perusahaan dari keterbatasan atas wilayah penjulan.

Sistem Informasi Akuntansi dan Transaksi Bisnis

Karakteristik informasi yang berupa Relevan, Andal, Lengkap, Tepat Waktu, Dapat Dipahami dan Dapat Diverifikasi, secara ideal dihasilkan oleh suatu pengembangan dan implementasi Sistem Informasi Akuntansi yang terpadu yang menggabungkan secara optimal komponen berupa sumber daya manusia, prosedur, data, software dan infrastruktur menjadi lima siklus transaksi yaitu Revenue Cycle, Siklus pendapatan yang mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan kas, Expenditure Cycle, siklus pengeluaran yang mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran/pengeluaran kas, Payroll & Human Resouces Cycles, meliputi proses pengembangan potensi sumber daya manusia, Production Cycle siklus proses produksi dan biaya produksi, Financial Cycle, siklus kegiatan akuntansi dan keuangan merupakan fondasi dasar perusahaan dalam pengembangan bisnisnya. Penerapan model Enterprise Resource Planning – ERP yang merupakan model sistem informasi akuntansi terpadu berbasis komputer yang dikembangkan oleh Gartner Group dan diaplikasikan oleh banyak perusahaan (James A. Hall, 2003:545) adalah salah satu model yang mendukung dalam pengembangan value Chain SIA pada bisnis. Kerangka hubungan antar siklus dari sistem informasi akuntansi terintegrasi dengan pola yang mengambil pada model ERP.

Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

yang membedakan karakteristik SIA dengan subsistem CBIS :

1.SIA melakasanakan tugas yang diperlukan .

2.Berpegang pada prosedur yang relatif standar.

3.Menangani data rinci.

4.Berfokus pada historis.

5.Menyediakan informasi pemecahan minimal.

yang membedakan SIA dengan SIM :

SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedangkan SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi

2 komponen-komponen SIA

- Spesialis Informasi

- Akuntan

Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :

Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran. lalu kedua bagian tersebut berunding untuk mendapatkan hasil analisanya.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

1.Pentingnya komunikasi antar departemen/subsistem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.

2.Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :

informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.

Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :

1.Sistem Akuntansi Biaya

2.Sistem Budgeting

Sistem Akuntansi Biaya

 Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan

Budgeting

adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan

Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :

1.Analisa Perilaku

2.Metode kuantitatif

3.Komputer

PENGEMBANGAN KEPUTUSAN DAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN

Perkembangan sistem informasi sangat berpengaruh pada akuntan atau pelaku akuntansi, yang sebelumnya mereka bekerja dengan mencatat buku besar,saat ini mereka dituntut untuk dapat mencatat, mengolah data dan menyimpannya dalam computer.pada dasarnya, hal demikian tidak memerlukan waktu yang banyak untuk akuntan menguasainya.

Teknik akuntansi adalah alat yang digunakan untuk menganalisis, merancang dan mendokumentasikan system yang berkaitan dengan akuntan. Akuntan juga bisa membuat sistem akuntansi baik untuk kebutuhan perusahaan ataupun untuk akuntan sendiri selaku konsultan

Setiap perusahaan senantiasa berusaha untuk menciptakan sistem pelaporan yang baik dan tepat sesuai dengan sifat dan ukuran besarnya perusahaan, karena sistem pelaporan yang ada dalam suatu perusahaan belum tentu cocok dengan perusahaan lain. Laporan intern manajemen merupakan laporan jalannya operasi perusahaan, yaitu dengan membandingkan antara data sebenarnya dengan anggaran, sehingga kalau terjadi penyimpangan yang merugikan perusahaan dapat dengan segera mengambil tindakan yang korektif.

Berikut ini disajikan suatu iktisar dari laporan-laporan intern yang digunakan dalam perusahaan, yaitu sebagai berikut :

a. Laporan harian

Laporan harian merupakan ikhtisar pelaksanaan operasi perusahaan sehari-hari, antara lain :

1) Laporan mengenai order yang diterima;

2) Laporan mengenai faktur penjualan yang dibuka;

3) Laporan mengenai mesin yang menanggur;

4) Laporan operasi;

5) Laporan jumlah pegawai harian;

6) Laporan biaya overhead.

b. Laporan mingguan

1) Laporan mengenai order penjualan yang belum dipenuhi;

2) Laporan mengenai pemborosan bahan;

3) Laporan mengenai biaya overhead untuk setiap departemen.

c. Laporan bulanan

Laporan bulanan merupakan laporan ikhtisar pelaksanaan operasi perusahaan dalam jangka waktu satu bulan. Jadi setiap bulan diterbitkan satu laporan yang menginformasikan hasil yang telah dicapai perusahaan pada bulan tersebut. Laporan bulanan ini terdiri dari :

1) Laporan analisa laba kotor (gross profit analyst);

2) Laporan biaya produksi;

3) Laporan laba rugi;

4) Laporan penyimpangan biaya bahan;

5) Laporan penjualan.

MANAJER DAN KEPUTUSAN

Perencanaan & Pengendalian :

Kekuasaan untuk mengambil keputusan dalam organisasi didelegasikan kepada manajer. Manajemen didesentralisasikan sampai pada tingkat dimana keputusan-keputusan dibuat pada tingkat terendah dari organisasi dan didesentralisasi sampai tingkat atas organisasi. Pengambilan keputusan sehari-hari oleh manajer adalah keputusan yang berkaitan dengan berbagai aktivitas berikut:

• Mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan dan mendelegasikan wewenang untuk melaksanakan pekerjaan tersebut

• Memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan

• Mengalokasi sumberdaya yang diperoleh dan menentukan penggunaan sumberdaya yang tepat.

• Mengkoordinasi dan menyelia karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan

• Memonitor aktivitas karyawan perusahaan serta mengambil tindakan perbaikan jika terjadi penyimpangan dari rencana.

Sebagai contoh, manajemen puncak akan membangun sebuah lini produk baru, keputusan yang dibuat akan melibatkan kegiatan perencanaan seperti penelitian pasar, pembuatan rancangan perekayasaan atau perencanaan pengendalian mutu. Manajemen tingkat atas mengambil keputusan yang berkait dengan masalah personal yang yang bertanggungjawab atas pekerjaan-pekerjaan tersebut. Jika rencana telah selesai maka segera diimplementasikan, karena manajemen tingakt atas tidak mungkin terlibat secara langsung dalam pekerjaan tersebut maka harus memonitor atau mengendalikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh manajeen tingkat menengah.

Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan merupakan alat yang menyatukan segala sesuatu yang dikerjakan manajer. Disamping kepemimpinan dan motivasi terhadap karyawan, pengambilan keputusan juga merupakan kontribusi utama seorang manajer pada perusahaan. Empat tahap yang biasanya dilakukan manajer ketika mengambil keputusan:

1. Mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah

Merupakan bagian yang tersulit dari proses pengambilan keputusan karena manajer seringkali sulit membedakan masalah itu sendiri dengan gejala dari suatu masalah. Untuk mengidentifikasikan masalah harus ada analisis yang teliti yang melibatkan pengumpulan informsi yang cermat.

2. Menentukan alternatif yang relevan.

Untuk menentukan alternatif yang baik penting bagi manajer untuk mengetahui setiap alternatif tindakan yang tersedia. Sebagai contoh, manajer iklan sebuah perusahaan manufaktur berupaya memutuskan bentuk terbaik dari iklan yang akan digunakan untuk memperkenalkan suatu produk komersial baru, maka manajer dapat membuat batasan/mendefinisikan masalah yaitu memilih bentuk iklan terbaik agar berhasil memperkenalkan produk barunya dengan memilih alternatif yaitu surat kabar, majalah, radio, televisi, internet atau kombinasi berbagai media.

3. Mengevaluasi setiap alternatif tindakan

Setelah sejumlah alternatif yang layak ditentukan, manajer mengevaluasi keunggulan-keuanggulan dari setiap alternatif. Pendekatan manfaat-biaya (¬cost-benefit approach) bermanfaat dalam evaluasi alternatif, Pada pendekatan ini manajer membuat daftar berbagai biaya dan manfaat setiap alternatif. Seringkali manajer menggunakn laporan proforma profitabilitas yang berkaitan dengan berbagai alternatif tersebut. Pertimbangan-pertimbangan yang berkaitan dengan aspek non-moneter juga penting dalam mengevaluasi alternatif keputusan, seperti oodwill dan reputasi perusahaan.

4. Memilih alternatif tindakan yang terbaik.

Manajer dalam memilih alternatif tindakan yang terbaik, harus memperhatikan dua hal yaitu: (1) mendefinisikan/membatasi tujuan, (2) menentukan pilihan sesuai dengan tujuan tersebut.

5. Melaksanakan/implementasi alternatif yang terpilih

Jika alternatif tertentu sudah dipilih, manajer kemudian melakukan tindak lanjut dan mengimplementasikan pilihan terasebut.

6. Melakukan tindak lanjut dengan alanisis dan pengendalian

Suatu pendekatan yang biasa digunakan untuk menganalisis dan mengendalikan keputusan adalah menggunakan sistem pelaporan anggaran (budgetary reporting system), dimana pelaporan periodik digunakan untuk menyoroti biaya dan penghasilan yang dianggarkan dibandingkan dengan biaya dan pengahasilan yang sesungguhnya.

Prinsip dalam melakukan analisis dan pengendalian yang digunakan kebanyakn manajer adalah manajemen penyimpangan (management by exception), yaitu penyelidikan manajemen hanya

PELAPORAN KEPADA MANAJEMEN

• Jenis-Jenis Pelaporan

1. Laporan perencanaan,

umumnya berbentuk anggaran dan bermanfaat untuk membatu manajer dalam mengalokasikan dan memperoleh sumberdaya untuk operasi perusahaan dimas datang. Sebagai contoh adalah anggaran kas fleksibel bulanan, anggaran penjualan, dll.

2. Laporan Pengendalian (control report),

membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai dengan rencana. Seluruh laporan pengendalian memiliki elemen tertentu yang umum: standar dan hasil pelaksanaan kerja sesungguhnya. Standar dibandingkan dengan hasil pelaksanaan dan penyimpangan material biasanya diberi perhatian khusus.

3. Laporan Operawsional (Operational report),

berfokus pada keadaan operasi sekarang dalam perusahaan, dengan tujuan untuk membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari. Sebagai contoh laporan operasional umum untuk membantu manajer produksi yang membutuhkan informasi tentang pesanan kerja untuk membuat jadwal mingguan kegiatan produksi, dll.

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

Pemrosesan file Adalah suatu proses penyimpanan data yang bersifat sementara, file ini digunakan untuk penyimpanan data secara permanaen dalam ukuran yang lebih besar. Komputer yang akan menyimpan file dalam alat penyimpanan sekunder.

Konsep Manajemen Dapat diuraikan dalam frase seperti: mengambil keputusan,memberi perintah,menetapkan kebijakan, memberi pekerjaan dan imbalan serta memperkerjakan orang-orang untuk melaksanakan kebijakan tersebut.

Agar tujuan tercapai, manajemen harus efektif dalam melaksanakan fungsi-fungsi dasar yaitu : Planning, Organizing dan Controlling.

TINJAUAN SEKILAS TENTANG TEKNOLOGI

Dalam kehidupan kita sehari-hari, informasi menjadi suatu hal yang penting. Dengan informasi kita dapat mengetahui apa saja yang terjadi di dunia baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Informasi juga dapat membantu dalam mengambil keputusan. Suatu perusahaan besar tidak akan mengambil keputusan semudah membalikkan telapak tangan tanpa adanya informasi, karena meskipun kecil informasi yang mereka dapatkan akan menjadi penentu bagi kemajuan perusahaan tersebut.

Informasi dapat berupa data atau system. Suatu system informasi dibagi menjadi lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pengolahan data, manajemen data, pengendalian dan pengamanan data, serta pengadaan informasi. Masing-masing fungsi tersebut saling berkaitan satu sama lain.

Keterkaitan system informasi dalam organisasi bisnis sangatlah erat. Dalam bisnis, teknologi informasi mempunyai dampak terhadap semua system informasi akuntansi. Dalam meningkatkan system informasi, suatu perusahaan menginstalasikan computer menggunakan model-model untuk mengambil sebuah keputusan dan mempelajari kebutuhan informasi.

Akuntan berperan sebagai perancang sekaligus pemakai(user) dalam sistem informasi akuntansi. Mereka terlibat langsung dalam penetapan persyaratan untuk informasi. Mereka diharuskan mempelajari seperangkat pengetahuan umum tentang informasi

EVALUASI TEKNOLOGI DATABASE

Adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan akurat, mutahir, aman dari gangguan yang tersedia bagi pemakai.

Konsep database :

1. Yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file

2. Tujuan dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai indepedensi data.

3. Indepedensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data

4. Idependensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus yang terpisah secara fisik dari program

5. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data

SISTEM MANAJEMEN DATABASE

Perananan database adalah menentukan kebutuhan data dengan mengikuti pendekatan berorientasi masalah atau pendekatan model perusahaan.

Keuntungan :

1. Mengurangi pengulangan data

2. Mencapai independensi data

3. Mengintegrasikan data dari beberapa file

4. Mengambil data dan informasi secara tepat

5. Meningkatkan keamanan

SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

Pemrosesan data elektronik adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh, pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan. Proses data elektronik berhubungan dengan penggunaan komputer dalam proses data yang diubah melalui msn kode yang mengandung sinyal listrik. Selain komputer, alat dan prosedur lain untuk mengubah data yang dapat dibaca dan bermanfaat bagi manajemen. Kombinasi perangkat keras, prosedur dan perangkat lunak diperlukan untuk mengoperasikan sistem proses data elektronik. Karena penggunaan komputer sangat dominan dalam sistem ini, maka sistem ini disebut sistem komputer. Bab ini membahas tentang asal usul komputer dan bagaimana fungsi sebuah sistem.

SISTEM MASUKAN, SISTEM PEMROSESAN DAN SISTEM KELUARAN

Sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang diantaranya sebagai berikut :

1. Komponen Sistem ( Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponem dari suatu sistem biasanya dikenal dengan subsistem. Subsistem ini mempunyai sifat-sifat dari sistem itu sendiri dalam menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem

Batas sistem (Boundry) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau lingkungan luarnya. Dengan adanya batas sistem ini maka sistem dapat membentuk suatu kesatuan, karena dengan batasan sistem ini fungsi dan tugas dari sub sistem yang satu dengan yang lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environtments)

Lingkungan luar (Envorontments) dari suatu sistem adalah apapun diluar dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan (Input) adalah suatu energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (Maintenance Input) dan masukan signal (Signal Input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal Input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada suprasistem.

SIA(Sistem Informasi Akuntansi)

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasiyang menangani segala sesuatu yang berkenaan demgan akuntansi, atau (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.

Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

* Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

* Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

* Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

SIA terdiri dari 3 subsistem:

* Sistem pemrosesan transaksi mendukung proses operasi bisnis harian.

* Sistem buku besar/ pelaporan keuangan menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

* Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

* SIA melakasanakan tugas yang diperlukan

* Berpegang pada prosedur yang relatif standar

* Menangani data rinci

* Berfokus historis

* Menyediakan informasi pemecahan minimal

Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :

* Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

* Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

* Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem Sistem Informasi Akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 subsistem:

* Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.

* Sistem buku besar/pelaporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

* Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Berbagai transaksi non keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi biasa, diproses oleh Sistem Informasi Manajemen. Adapun perbedaan keduanya adalah :

* SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan

* SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi

Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:

* Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

* Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

* Meningkatkan efisiensi

* Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

* Meningkatkan sharing knowledge

* Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

2 komponen Sistem Informasi Akuntansi antara lain :

* Spesialis Informasi

* Akuntan

Contoh Sistem Informasi Akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan:

* Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

* Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

* Pentingnya komunikasi antar departemen yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.

* Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi dibedakan menjadi 2, yaitu :

* Informasi Akuntansi keuangan, berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.

* Informasi Akuntansi Manajemen, berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

PENTINGNYA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM MENGENDALIKAN DISTRIBUSI BARANG.

PENTINGNYA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM MENGENDALIKAN DISTRIBUSI BARANG PADA PT. MOSHI-MOSHI TRANS TOUR AND TRAVEL SURABAYA.

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Informasi sangat penting artinya bagi setiap perusahaan dalam mengarahkan dan memperlancar kegiatan sehari-hari karena dapat membantu pengambilan keputusan. Sistem informasi diterapkan dalam perusahaan bertujuan untuk menyajikan informasi guna mendukung pengambilan keputusan, menyajikan informasi guna mendukung operasi harian, dan menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan (stewarship).

Pada hakikatnya, akuntansi merupakan penerapan teori umum informasi terhadap masalah operasi yang ekonomik dan efisien. Akuntasi juga membentuk sebagian besar informasi umum yang dinyatakan secara kuantitatif. Dalam konsep sistem informasi akuntansi ini, akuntansi menjadi bagian dari sistem informasi umum dari suatu kesatuan yang beroperasi sekaligus menjadi bagian dari suatu bidang yang dibatasi oleh informasi.

Sistem informasi senantiasa mengalami perubahan besar dalam kehidupan suatu perusahaan. Perubahan-perubahan ini dimungkinkan karena sistem informasi beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi dalam perusahaan itu sendiri atau dengan lingkungannya. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan, bertambah pulalah jumlah pemakai informasi karena semakin banyaknya pihak yang terlibat dalam kegiatan usaha dan serta pengambilan keputusan.

Kemampuan perusahaan dalam mengumpulkan, mengelola dan menggunakan informasi akan menentukan apakah suatu perusahaan mampu memenangkan persaingan atau tidak. Salah satu syaratnya adalah tersedianya sistem akuntansi yang akurat di perusahaan tersebut. Dengan tersedianya sistem akuntansi yang akurat, mudah dioperasikan, mempersingkat waktu serta efektif pada saat ini merupakan salah satu solusi agar organisasi atau perusahaan dipilih oleh masyarakat dan diharapkan perusahaan dapat mengambil suatu keputusan yang tepat, sehingga dapat terus berkembang pada masa yang akan datang. Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan kita. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dari sudut pandang sistem, yang berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem tersebut dan mengidentifikasi proses bekerjanya setiap unsur yang membentuk sistem tersebut. Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

Untuk mempertahankan eksistensi dan untuk mencapai tujuan, manajemen membutuhkan informasi yang akurat dan cukup untuk memudahkan pengelolaan perusahaan, karena itu pemahaman atas sistem yang berlaku dalam perusahaan sangat penting. Dengan memahami struktur dan proses sistem, seseorang dapat menjelaskan tujuan suatu sistem serta unsur-unsur pendukung sistem yang sangat dibutuhkan dalam pengelolaan suatu organisasi atau perusahaan.

Sejalan dengan perkembangan perusahaan, maka akan timbul masalah yang disebabkan karena meluasnya ruang lingkup dan kegiatan operasi perusahaan. Oleh karena itu diperlukan sistem akuntansi untuk menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Oleh sebab itu diperlukan adanya prosedur yang tepat dalam mengelola sistem informasi akuntansi agar dapat sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Penerapan sistem informasi akuntasi yang baik perlu didukung usaha yang mengharuskan setiap perusahaan untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan yang ada antara lain peraturan-peraturan pemerintah yang baru, perubahan dalam prinsip akuntansi, kebijakan manajemen dan lain sebagainya.

PT. Moshi-Moshi Trans Tour and Travel Surabaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang travel dan ekspedisi pengiriman barang yang dalam melaksanakan pengendalian intern didukung oleh penerapan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang memadai. Namun dalam pelaksanaannya masih terdapat permasalahan yang dapat mengganggu kelancaran dan membuka peluang terjadinya penyelewengan, yaitu masih sering terjadi penerimaan yang dilakukan secara lisan serta kurangnya penggunaan formulir dan pendistribusian formulir tersebut pada bagian-bagian yang terkait. Hal ini apabila dibiarkan dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan baik secara finansial maupun non finansial, karena bagian yang memerlukan harus memberikan informasi ulang mengenai penerimaan dan pengeluaran barang.

Berdasarkan latar belakang di atas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang “Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi dalam Mengendalikan Distribusi Barang pada PT. Moshi-Moshi Trans Tour and Travel Surabaya.”

B. Rumusan Masalah

Dari judul dan latar belakang masalah yang penulis uraikan di atas, maka rumusan masalah yang diajukan adalah sebagai berikut :

“Bagaimana penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam mengendalikan distribusi barang pada PT. Moshi-Moshi Trans Tour and Travel Surabaya?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang masalah dan rumusan masalah diatas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimananakah penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam mengendalikan distribusi barang pada PT. Moshi-Moshi Trans Tour and Travel Surabaya.

2. Manfaat penelitian

Dalam menyusun penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat serta dorongan atau motivasi bagi :

a. Bagi Kepentingan Ilmiah

Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi/pertimbangan bagi penelitian yang akan datang guna mengetahui penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam mengendalikan distribusi barang di suatu perusahaan.

b. Bagi Kepentingan Terapan

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai masukan bagi perusahaan dalam mengambil langkah-langkah kebijakan di bidang Sistem Informasi Akuntansi.

D. Ruang Lingkup

Mengingat keterbatasan kemampuan yang dimiliki penulis, serta untuk menghindari pembahasan yang terlalu luas dan tidak terarah pada tujuan semula, juga untuk menghindari timbulnya penafsiran yang berbeda dari pembahasan yang lainnya, maka penulis membatasi penelitian hanya pada masalah yang berkaitan dengan pentingnya sistem informasi akuntansi dalam mengendalikan distribusi barang pada PT. Moshi-Moshi Trans Tour and Travel Surabaya.

III. METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian dan Gambaran Obyek Penelitian

1. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian dengan melakukan survey lapangan baik dilaksanakan dengan pengamatan secara langsung maupun tidak langsung dangan pihak-pihak yang bersangkutan.

2. Obyek Penelitian

Adapun yang menjadi obyek dalam penelitian ini adalah sistem informasi akuntansi pada PT. Moshi-Moshi Trans Tour and Travel Surabaya yang bergerak dalam bidang travel dan cargo.

B. Teknik Pengambilan Sampel

Dalam penyusunan skripsi ini peneliti tidak menggunakan sampel karena penelitian bersifat survey yang dijabarkan dalam bentuk analisis deskriptif secara kualitatif, dan data yang akan diolah berupa data yang diambil langsung dari PT.Moshi-Moshi Trans Tour and Travel Surabaya.

C. Definisi Operasional Variabel

Definisi operasional variabel adalah pembatasan yang digunakan untuk mengatur hubungan antar variabel akan dilaksanakan setelah masing-masing variabel ditetapkan secara kualitatif. Dalam definisi operasional ini, variabel-variabel yang akan diamati dan teliti dalam penyusunan skripsi ini adalah :

1. Sistem Informasi Akuntansi

Yaitu suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak di luar perusahaan dan pihak intern.

2. Prosedur Penerimaan Barang

Yaitu bagian dari prosedur distribusi barang yang mengatur alur proses, bagian-bagian organisasi yang terlibat, serta aturan-aturan yang digunakan untuk terlaksananya penerimaan barang yang efektif.

3. Prosedur Pengeluaran Barang

Yaitu bagian dari prosedur distribusi barang yang mengatur alur proses, bagian-bagian organisasi yang terlibat, serta aturan-aturan yang digunakan untuk terlaksananya pengeluaran barang yang efektif.

4. Sistem Pengendalian Intern

Merupakan struktur organisasi dan semua cara serta alat-alat yang dikoordinasikan dan digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan.

D. Teknik Pengumpulan Data

Dalam rangka mendapatkan data dan informasi untuk penyusunan penelitian, penulis menggunakan prosedur pengumpulan data sebagai berikut:

1. Library Research / Studi Kepustakaan

Yaitu teknik pengumpulan data dari buku literatur yang berhubungan dengan penelitian yang akan disampaikan oleh penulis.

2. Field Research / Studi Lapangan

Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap obyek yang diteliti. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:

a. Interview

Adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan wawancara secara langsung dengan mereka yang berkompeten di perusahaan tersebut, sehingga data yang diperoleh benar-benar obyektif.

b. Dokumentasi

Adalah teknik memperoleh data dengan cara memanfaatkan dokumen yang ada diperusahaan yang berkaitan dengan penelitian.

E. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis kualitatif, yaitu dengan cara memberikan uraian interpretasi yang berupa penjelasan dengan kalimat tentang kaitan hasil penelitian dengan teori-teori yang ada. Analisis data adalah kegiatan mengolah data yang telah dikumpulkan baik data tersebut diperoleh dari studi lapangan ataupun dari studi pustaka yang menjadi seperangkat hasil dari penemuan-penemuan yang baru. Adapun langkah-langkah analisis data dalam penelitian ini dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Mempelajari data yang ada untuk dapat memahami situasi dan kondisi dari objek penelitian.

2. Mengaitkan data dengan tinjauan kepustakaan untuk dapat mengetahui apakah teori-teori yang ada telah sesuai dengan kenyataan berdasarkan kategorinya.

3. Mengolah data yang ada sebagai bahan untuk menganalisa permasalahan, yaitu mengkaitkan dengan 3 komponen utama SIA, yaitu:

a. Input, yaitu data dan dokumen diperlukan dalam setiap transaksi yang terjadi.

b. Proses, yaitu mengklasifikasikan dan mengolah data menjadi informai yang diperlukan untuk tujuan perusahaan.

c. Output, yaitu berupa dokumen atau kebijakan yang relevan untuk pihak intern (terutama manajemen) dan pihak di luar perusahaan

4. Membahas dan menganalisa data serta menyimpulkan hasil pembahasan.

5. Memberikan usulan kepada perusahaan untuk mengatasi masalah apabila ditemukan masalah dalam pembahasan.

Pendekatan Sistem dan Teknologi Informasi

1. PENDEKATAN SISTEM

A. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya

(data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa

data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan

kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang

berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi,

menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi.

Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe

transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang

dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada

suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi

akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan.

Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan

dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan

informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem

pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun

sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.

Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung

jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian

operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan,

insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.

Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut

ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson

(1993):

1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk

menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.

2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan

perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.

3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.

4. Melayani berbagai macam tujuan.

5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).

Sedangkan Barry E. Cushing (1983) mengemukakan bahwa:

1. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi.

2. Berdasarkan kelayakan ekonomis, berarti sistem memiliki net present value

positif.

3. Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan output-nya dapat

digunakan.

4. Kelayakan perilaku, berarti sistem berdampak pada kehidupan kualitas kerja

users.

5. Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem serta teknologi

mudah diperoleh atau dikembangkan.

6. Disesuaikan dengan kebutuhan informasi users.

B. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan

teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi seharihari

sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan

pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser.

Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan

informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi

multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen,

kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik

personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen

sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi

(hardware dan software).

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

D. Data dan Informasi Akuntansi

Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan

data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil

informasi.

1. Pengumpulan Data

Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir,

mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya.

Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari

lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.

2. Pemrosesan Data

Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan

data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.

2. Menyalin data ke dokumen atau media lain.

3. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.

4. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.

5. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.

6. Melakukan penghitungan.

Prosedur

kerja

Informasi

Orang

Teknologi

informasi

Tujuan

Data terformat,

teks,

gambar, suara,

dan video

Orang yang

memasukkan,

memproses, dan

menggunakan

data

Perangkat keras

dan perangkat

lunak yang

memproses data

Yang dicoba untuk

dilakukan sistem

Cara kerja yang dilakukan

orang dan teknologi

informasi

7. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.

8. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.

3. Manajemen Data

Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan

pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data

dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data

yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada

tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih

lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data

mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan

data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan

sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data

dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang

pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong

dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi

kebijakan manajemen.

4. Pengendalian Data

Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin

keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang

diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur

dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.

5. Penghasil Informasi

Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti

penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.

E. Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan

Informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi

operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK). IO

disiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan yang

memuat kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan operasi yang dimaksud adalah aktivitas utama

dan aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut. Aktivitas utama biasanya berasal dari

aktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari

pemrosesan sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umum

dan lain-lainnya.

Aktivitas operasi selain dapat menghasilkan informasi operasi, dapat pula diolah untuk

menghasilkan informasi akuntansi manajemen dan informasi akuntansi. Informasi akuntansi

manajemen disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalam

pembuatan keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh PABU, merupakan informasi inovatif yang

dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan tertentu.

Informasi akuntansi keuangan adalah informasi bertujuan umum (general purposes) yang

disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum

sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan dengan asumsi bahwa informasi

yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan

sebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan

demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan

bisnis perusahaan. Umumnya, IAK disusun dan dilaporkan secara periodik, sehingga tidak dapat

memenuhi kebutuhan manajemen terhadap informasi yang tepat waktu. Selain itu, IAK disajikan

dengan format yang terlalu kaku, sehingga kurang mampu memenuhi informasi yang dibutuhkan

manajemen.

F. Teknologi Sistem Informasi Akuntansi

Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable)

suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta

mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi

informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara

efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis

perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan

dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan.

Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI

merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI

memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi

sistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.

EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat

melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan

keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan.

Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan

menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai

hubungan bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan pelanggan

(customers focus), bukan pada kepentingan individu related entities.

Entitas dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk

pelaporan real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa.

Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi di atas menjadi

ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara virtual atau merupakan

information-dual (Elliot, 1994).

Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat

operasional. Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA sebagai

sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual. Information-dual akan dapat

mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan output secara virtual. Informasi ini dapat

digunakan dalam pengukuran pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual

menyebabkan perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban.

Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir

yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor akan

memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara real-time. Dengan

demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah

tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time. Sistem

informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, sistem

informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi keuangan, bahkan sistem

informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu sendiri.

G. Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai

Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu

pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan

manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan denganb filosofi

manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat

digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata

pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai

senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan

dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan

bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang

strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan

menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan

batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi

informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated

manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi.

Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah

salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan

tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih

banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang

ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan bahwa

penciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan

sejumlah sistem-sistem pendukung. Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu

tindakan yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan

pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya

yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak layak,

tidak tepat waktu atau tidak akurat.

H. Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer

Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hampir

sama dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan adanya penekanan yang berbeda

pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu;

1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya karena sebagian

besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.

2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan

jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).

3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen

yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.

4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses

sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up termasuk dalam hal ini.

5. Perlu dilakukan sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian.

6. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program komputer.

7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada

fungsi yang lain.

Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi berbasis komuter dikelompokkan

sebagai berikut:

1. Pengendalian Manajemen (Management Control)

Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi:

1. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain sistem

informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam

rencana induk.

2. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi yang perlu

dipisahkan adalah:

● Perancangan dan penyusunan program sistem

● Operasi pengolahan data

● Dokumentasi program dan kepustakaan

● Seleksi dan pelatihan karyawan

● Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang

ada dalam sistem tersebut

● Pengendalian anggaran

3. Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem

Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi

yang besar, demikian pula untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu

melakukan pengendalian intern dalam mengembangkan sistem informasinya, jenis

pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah:

● Pengendalian siklus pengembangan sistem. Setiap usulan

pengembangan sistem sebaiknya melalui sebuah prosedur yang

memerlukan otorisasi dari manajer pengembangan sistem atau

semacamnya.

● Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini

diperlukan karena dokumentasi sistem merupakan alat komunikasi

antara perancang sistem dengan users. Sistem dan pengembangan

sistem yang tidak didokumentasikan dengan baik akan menambah

biaya pengembangan karena harus mencari informasi mengenai

detail sistem ke pihak perancang terdahulu.

● Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti

halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem.

4. Pengendalian Akses (Access Control)

Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer.

Penerapan berbagai teknik password bertingkat untuk mengendalikan akses setiap

personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan.

Pengendalian akses mencakup lingkup berikut:

● Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap

karyawan memiliki wewenang untuk keruangan di mana komputer

induk dan media penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pula

prosedur pengamanan perangkat keras dari berbagai bencana dan

kecelakaan yang disebabkan oleh hal lain.

● Pengendalian akses terhadap perangkat lunak.

● Pengendalian terhadap dokumentasi program. Akses terhadap

program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari pihak

tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat

memungkinkan seseorang memodifikasi program untuk kepentingan

pribadi.

● Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian ini

mutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari

sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi

dari pihak-pihak tertentu.

I. Komputerisasi Proses Akuntansi

Melihat karakteristik komputer dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan

bahwa ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila

dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat

matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi,

sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau

judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan,

pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah

jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.

Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah

analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut

salah. Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan

data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut. Hanya

orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi

dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga

tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat

menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan

melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut

password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara

ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan

orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi.

Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layar

monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar,

komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi

khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua

perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.

Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi

manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan

karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem

akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat

disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam

komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem

komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa

konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan

komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu, bagian akuntansi yang mengolah

data dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain

mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain.

Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer

Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator

yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah

yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo)

dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor.

Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya ditampilkan di layar

monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh

operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki.

Pertimbangan Penggunaan Komputer

Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit.

Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya

dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini

membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan.

Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer.

Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam

ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan

ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.

Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas

mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy)

dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer

mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Perkembangan chip

terakhir telah memungkinkan

kecepatan dalam seperbilliun detik (nanosecond) atau bahkan dalam sepertrilliun detik

(picosecond). Dengan kecepatan ini suatu transaksi dapat diproses dalam seketika.

Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dengan benar, komputer

akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan

benar kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya sebelum

suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan

perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah

dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar.

Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena

data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama

komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk

rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam

bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat

merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali.

Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan

dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang

mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh karena itu,

diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang memadai. Penggunaan

password merupakan salah satu cara pengendalian agar tidak setiap orang dapat mengubah atau

memasukkan angka ke dalam sistem komputer.

Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa

yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka

menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah informasi apa

yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer

adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data

yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya Pemeo untuk mengatakan hal

tersebut adalah garbage-in, garbage-out (GIGO).

2. PENDEKATAN TEKNOLOGI INFORMASI

Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan teknologi informasi seperti halnya siklus

pengembangan sistem yang lainnya, dimana hal ini mensyaratkan adanya suatu metode daur

hidup pengembangan sistem. Pola daur hidup pengembangan sistem dapat menggunakan

beberapa model. Adapun tahapan pengembangan sistem yang umum digunakan sebagai berikut :

Gambar 2. Tahapan Sistem

1. Tahapan Analisis Sistem

Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Proyek baru ditangani

dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem

informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal. Tujuan utama analisis sistem

adalah untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang

diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan

analisis kebutuhan. Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan.

Studi Kelayakan

Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Berguna untuk

memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan

sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta

dampak terhadap lingkungan sekeliling. Analis sistem melaksanakan penyelidikan awal

terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan

sistem. Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi:

● Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem

Perubahan

lingkup /

kebutuhan

Desain Sistem

Desain Sistem

Implementasi Sistem

Analisis Sistem

Operasi dan

Pemeliharaan

Kebutuhan

Sistem

Kesalahan atau

masalah yang tak

memungkinkan

implementasi

dilaksanakan

Sistem Siap

Beroperasi

Mandiri

Perancangan konseptual

Perancangan fisik

Studi Kelayakan

Analisis Kebutuhan

Implementasi kurang

lengkap / ada

permintaan baru

Pemrograman dan

Pengujian

Konversi

● Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan

● Pengidentifikasian para pemakai sistem

● Pembentukan lingkup sistem

Ukuran yang dipakai dalam studi kelayakan:

Tabel 1. Ukuran Studi Kelayakan

Aspek Pertimbangan

Teknologi

Apakah sistem dapat dikembangkan dan dioperasikan

dengan teknologi yang tersedia?

Ekonomi

Apakah manfaat sistem lebih besar daripada biaya yang

dikeluarkan (termasuk untuk memenuhi kebutuhan

personil)?

Non-ekonomi

Apakah sistem yang diusulkan memiliki keuntungan yang

tak dapat diukur dengan uang

Organisasi atau

Operasional

Apakah sistem yang diusulkan bisa cocok dengan budaya

organisasi?

Apakah level keahlian yang digunakan dalam sistem baru

sesuai dengan pegawai yang akan mengoperasikannya?

Jadwal

Mungkinkah menerapkan sistem tersebut sesuai dengan

jadwal yang telah ditetapkan?

Kendala hukum,

etika, dan yang

lain

Apakah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan

etika atau hukum?

Apakah terdapat kendala-kendala yang berbahaya yang

dilanggar?

Analisa Kebutuhan

Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut

juga spesifikasi fungsional) . Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang

hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus

dipakai untuk membuat kesepahaman antara pengembang sistem, pemakai yang kelak

menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal).

Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan:

● keluaran yang akan dihasilkan sistem,

● masukan yang diperlukan sistem,

● lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran,

● volume data yang akan ditangani sistem,

● jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta

● kontrol terhadap sistem

2. Tahapan Analisis Sistem

Gambar 3. Skema Perancangan

Perancangan Konseptual

Disebut juga perancangan logis . Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai dan

pemecahan masalah yang teridentifikasi selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk

diimplementasikan Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam perancangan

konseptual, yaitu: evaluasi alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan

penyiapan laporan rancangan sistem secara konseptual. Evaluasi alternatif rancangan

digunakan menentukan alternatif-alternatif rancangan yang bisa digunakan dalam sistem

Contoh:

● perusahaan mau menggunakan pesanan pembelian atau menggunakan EDI

Desain Sistem

Perancangan Fisik

Analisis

Sistem

Perancangan Konseptual

Evaluasi

Alternatif

Rancangan

Penyiapan Laporan

Rancangan Sistem

Konseptual

Penyiapan Spesifikasi

Rancangan

Rancangan

Keluaran

dan

Masukan

Rancangan

Platform

Rancangan

Antarmuka

Pemakai &

Sistem

Rancangan

Basis data

Rancangan

Modul

Rancangan

Kontrol

Implementasi

Sistem

Operasi dan

Pemeliharaan

Dokumentasi

Rencana Pengujian

Rencana Konversi

● Arsitektur teknologi informasi yang digunakan terpusat atau terdistribusi

● Entri data akan dilakukan melalui keyboard, barcode scanner, atau kedua-duanya

Evaluasi yang dilakukan mengandung hal-hal berikut (Romney, Steinbart, dan Cushing,

1997):

● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi sasaran sistem dan organisasi

dengan baik?

● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi kebutuhan pemakai dengan

baik?

● Apakah alternatif-alternatif tersebut layak secara ekonomi?

● Apa saja keuntungan dan kerugian masing-masing?

Skema Perancangan Konseptual

Spesifikasi rancangan ini mencakup elemen-elemen berikut:

● Keluaran

Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan

sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar

atau perlu dicetak

● Penyimpan data

Dalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan

lebih detil, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang maksimal terdiri atas 25

karakter) dan letaknya dalam berkas

● Masukan

Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem

● Prosedur pemrosesan dan operasi

Rancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan disimpan dalam

rangka untuk menghasilkan laporan

Perancangan Fisik

Rancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen

● Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data

● Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan interaksi antara

pemakai dan sistem (menu, ikon, dan sebagainya)

● Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perangkat keras dan

perangkat lunak yang digunakan

● Rancangan basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data,

termasuk penentuan kapasitas masing-masing

● Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapi

dengan algoritma (cara modul atau program bekerja)

● Rancangan kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalam

sistem (mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan)

● Dokumentasi, berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan fisik.

● Rencana pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem

● Rencana konversi, berupa rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap

sistem lama

Adapun tools yang biasa digunakan adalah sebagai berikut :

a. Data Flow Diagram

Tujuan :

Mendiskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan Data Flow Diagram.

Overview:

DFD (Data Flow Diagram) memberikan gambaran bagaimana data masuk dan keluar dalam dari dan ke

suatu entity/representasi dari sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan data,

penyimpanan data, dan entitas eksternal.

Adapun simbol yang digunakan adalah :

Entity process data stores data flow

b. Entity Relational Diagram

Tujuan :

Mendiskripsikan hubungan antara data dictionary, organisasi data yang merupakan representasi dari

entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi

ER Diagram merupakan representasi dari model data konseptual antara data dictionary yang

mengorganisasi data yang direpresentasikan oleh entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi.

Ada dua pendekatan dalam pembuatan Entity Relational Diagram yaitu

i. Basic Relational Model

ER Diagram yang direpresentasikan ini menggunakan simbol-simbol yang dasar dengan

menghubungkan hubungan antar entitas yang ada dalam satu organisasi .

contoh :

Data Flow Diagram

client

transferee

Service

provider

client

Contract

record

Request for

Spesific

services

Order

services

Manage

And account

For services

ordered

Bill client

For services

Service

provider data

Client control data

Transferee

services data

Services ordered data

Account payable data

Services rendered data

Account receivable data

Services

request

contract

Purchase order

Service

order

Sales invoice

Billing data

Vendor

invoice

Contoh : Billing procedure

entity relationship

Connector or link

ii. Database Relational Model

ER Diagram dalam model ini menggunakan struktur data sebagai acuan yang

merepresentasikan hubungan antar entitas. Struktur data ini biasanya diklasifikasikan sesuai

kebutuhan data yang harus tersedia, tabel yang digunakan sebagai satu kualifikasi dari

struktur data yang ada.

Database relational model merepresentsikan hubungan antar entitas dalam organisasi dengan

lebih detail mengarah pada struktur data yang disebut sebagai Relational Database

Accounting System.

client Consultant

(employee)

project skill

initiates Assigned to has

needs

1

n n

n

1

1

m

m

Basic entity relational diagram

Street address state Home

phone no

Highest

college

degree

Date of

birth

Consultant name city zip

ID

Consultant table

Street City State zip

address

Client

name

Client

ID

Client table

Accumulated

billing

Accumulate

d cost

Project

descriptio

n

Client

ID

Project

ID

Project table

Skill

description

Consultant Skill table

ID

Consultant/skill table

key

key

key key

Consultant ID Project ID

Consultant/Project table

key key

Project ID Skill code

key key

Project/skill table

Database entity relational

iii. Flowchart

Tujuan

Mendiskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar entitas berbasis aliran fisik dokumen

yang menggunakan prosedur tertentu.

Flowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang

memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi. Kategori utama dari flowchart adalah :

a. dokumen

b. program

c. proses

d. sistem

Flowcart memberikan informasi mengenai :

a. darimana input diterima dan dari siapa

b. dalam bentuk an form apa output di generate

c. langkah-langkah dan lanjutan dari proses transaksi

d. data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya

e. prosedur akuntandi dan pengendalian organisasi yang terlibat

Document / report Processing manually Files / stored Terminal point

Manual input Processing automation Magnetic tape Flow of data

On line display Computer process Data stored on magnetic disc Communication link

Data store on

punched paper tape Decision point Data stored on line Connector between two

points

Record & master file

Connector between two

pages annotation

Guidelines untuk flowchart

Form

student

Cources

Request

sheet

Enter request

Course

Request

file

Error &

Exception

display

Course

Status

file

Student

Master

file

Course

Schedulle

file

Process

Course request

file

On course

Assignment

day

Student

Schedulle

file

Print

Course

schedulle

Course

schedulle To assistant

registrar

Contoh : penyiapan jadwal

perkuliahan mahasiswa

Source

document

Source

document

Expection &

Summary

report

comp batch

total

Edit & convert

To magnetic

medium

Transaction

data

Sort data by

Sorting key

1. Pahami dan cermati diskripsi naratif

prosedur

2. Pilih simbol flowchart yg digunakan

3. Siapkan draft / sketsa flowchart

4. Perhatikan aturan dasar dalam

menggunakan flowchart

5. Gunakan teknik presentasi u/ memberikan

informasi yg jelas mengenai prosedur dan

isi.

6. Lengkapi flowchart dengan mencantumkan

judul, tanggal, nama yg mempersiapkan

Expection &

Summary

report

Batch

total

Continue processing

3. Tahapan Implementasi

Mencakup aktivitas-aktivitas:

● Pemrograman dan pengujian

● Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak

● Pelatihan kepada pemakai

● Pembuatan dokumentasi

● Konversi

Pemrograman dan Pengujian

● Pemrograman adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan instruksi

yang digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan

maksud masing-masing instruksi

● Setiap program menjalani pengujian secara individual untuk memastikan

bahwa program bebas dari kesalahan. Pengujian seperti ini disebut dengan

pengujian unit

● Jika terjadi kesalahan, pemakai akan berusaha mencari penyebabnya dan

proses untuk melakukan pencarian kesalahan ini dikenal dengan sebutan

debugging. Adapun kesalahan-kesalahan dalam program disebut bug atau

kutu

Skema Pengujian

Gambar 3. Skema Pengujian Sistem

Pengujian integrasi

Pengujian ini dilakukan setelah semua modul/program melewati pengujian unit untuk

Pengujian

Unit

…

Pengujian

Unit

Pengujian

Integrasi

Program

teruji

Program

teruji

Pengujian

Sistem

Program

terintegrasi

Spesifikasi

Rancangan

Pengujian

Penerimaan

Program

tervalidasi

Sistem

diterima

Pengujian

Instalasi

Kebutuhan

Partisipan

Spesifikasi

Kebutuhan

melihat efek ketika program saling dikaitkan

Pengujian sistem

Setelah melalui pengujian integrasi, fungsi-fungsi dalam sistem dan juga kinerjanya diuji.

Sistem divalidasikan terhadap spsesifikasi kebutuhan dengan kondisi dan lingkungan yang

menyerupai dengan keadaan dan lingkungan operasional. Pada pengujian ini, kontrol dan

prosedur pemulihan sistem (system recovery) juga diuji

Pengujian penerimaan

Dilakukan sebelum sistem dioperasikan dengan melibatkan pemakai, pengembang sistem,

personil yang akan memelihara sistem, manajemen, dan auditor internal. Tujuannya

adalah untuk meyakinkan bahwa segala kebutuhan telah terpenuhi. Dalam hal ini pemakai

akan memberikan persetujuan untuk menerapkan sistem ini sebagai sistem produksi

(sistem yang akan dioperasikan oleh pemakai)

Pengujian instalasi

Jika pengujian penerimaan dilakukan sebelum sistem dipasang ke lingkungan operasional,

sistem perlu diuji kembali setelah dipasang. Pengujian seperti inilah yang disebut

pengujian instalasi

Konversi

● Konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru

dalam rangka menggantikan sistem yang lama

● Terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan untuk melakukan konversi, yaitu

konversi paralel, konversi langsung, konversi modular atau bertahap, dan konversi

pilot

Skema Konversi

Gambar 4. Skema Konversi

Konversi paralel (parallel conversion)

Sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika

sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lamna, maka sistem lama

segera dihentikan

Konversi langsung (direct conversion atau direct cutover)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya

dengan sistem baru

Konversi pilot (pilot conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu

yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan

diperluas ke tempat-tempat yang lain

Konversi modular atau bertahap (phased conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem

baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang

lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti

modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama

akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

4. Tahapan Dokumentasi

Sistem Baru

Sistem Lama Sistem Baru

L B

Waktu

Sistem Lama Sistem Baru

Konversi Modular :

L L L L L B B B B B

Sistem Lama

Konversi Langsung:

Konversi Pilot :

Lokasi: 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

Konversi Paralel :

Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan karena akan menjadi acuan

pada tahapan operasi dan pemeliharaan

Pada tahapan ini, dokumentasi yang dibuat dapat dibagi menjadi tiga jenis

● Dokumentasi pengembangan

Dokumentasi ini menjabarkan sistem secara lengkap, mencakup deskripsi sistem,

bentuk keluaran, bentuk masukan, bentuk basis data, bagan alir program, hasil

pengujian, dan bahkan lembar penerimaan pemakai

● Dokumentasi operasi

Dokumentasi ini mencakup antara lain jadwal pengoperasian, cara pengoperasian

peralatan, faktor-faktor keamanan, dan masa berlakunya suatu berkas

● Dokumentasi pemakai

Berisi petunjuk untuk menggunakan masing-masing program dan juga mencakup

materi pelatihan

Operasi dan Perawatan

● Perawatan perfektif ditujukan untuk memperbaharui sistem sebagai tanggapan

atas perubahan kebutuhan pemakai dan kebutuhan organisasi, meningkatkan

efisiensi sistem, dan memperbaiki dokumentasi

● Perawatan adaptif, berupa perubahan aplikasi untuk menyesuaikan diri terhadap

lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru. Sebagai contoh, perawatan

ini dapat berupa perubahan aplikasi dari mainframe ke lingkungan client/server

atau mengonversi dari sistem berbasis berkas ke lingkungan basis data

● Perawatan korektif berupa pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang ditemukan

pada saat sistem berjalan